BILTECH aus Oberhausen an der Donau: Wie ein bayerischer Softwarehersteller die betriebliche Ausbildung organisiert

Die BILTECH GmbH aus Oberhausen an der Donau entwickelt e-bizA, eine browserbasierte Software für das betriebliche Ausbildungsmanagement. Genutzt wird sie unter anderem von Carl Zeiss, EnBW, KUKA und Voith. BILTECH ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und TISAX-geprüft; die Server werden ausschließlich in Deutschland gehostet. Der Firmensitz liegt am Burgwaldring 27 in 86697 Oberhausen an der Donau, zwischen Ingolstadt und Donauwörth. Von hier aus betreut der Mittelständler Ausbildungsabteilungen in ganz Deutschland – vom Maschinenbauer bis zum Energiekonzern.

Wie ein Betrieb aus dem Landkreis Neuburg-Schrobenhausen in Konzernstrukturen landet, zeigt der Blick hinter die Kulissen.

Wer steht hinter BILTECH?

Hinter der Software steht die BILTECH GmbH, geführt von den Geschäftsführern Thomas Köstler und Holger Köstler. Das Unternehmen bündelt die Geschäftsfelder Software, IT-Service, Web und Print; ein zentraler Schwerpunkt liegt auf der selbst entwickelten Ausbildungsmanagement-Software e-bizA. Für die Einordnung ist wichtig: BILTECH ist ein Softwarehersteller – kein Bildungsträger, keine Berufsschule und kein Weiterbildungsanbieter. Das Unternehmen liefert das Werkzeug, mit dem Betriebe ihre Berufsausbildung organisieren; die Ausbildung selbst bleibt Aufgabe des Betriebs.

Was ist e-bizA und für wen ist die Software gedacht?

e-bizA ist ein Online-Portal, das die Verwaltung und Durchführung von Prozessen innerhalb der betrieblichen Ausbildung in einem System zusammenführt. Die Software läuft vollständig im Browser und bietet rollengerechte Ansichten für Ausbildungsleiter, Ausbilder, Fachbereiche und Lernende.

e-bizA ist grundsätzlich für Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen ausgelegt. Die Basis-Lösung richtet sich insbesondere an kleinere und mittlere Unternehmen und ist für bis zu rund 150 Lernende konzipiert; e-bizA Enterprise bietet mit einem dedizierten Cloud-Server, frei konfigurierbarem Rechtekonzept, Mandantenfähigkeit und automatisierten Schnittstellen zusätzliche Möglichkeiten für größere sowie komplexere Organisationsstrukturen. Besonders relevant ist die Software für Betriebe, die Ausbildungsprozesse über mehrere Bereiche, Standorte und Ressourcen wie Räume, Maschinen oder Arbeitsplätze koordinieren.

Die Abgrenzung: e-bizA ist weder ein klassisches Lernmanagementsystem noch ein HR-System und auch keine reine Berichtsheft-App. Das modulare Ausbildungsmanagementsystem kann die Prozesskette von der Bewerbung über Versetzungsplanung, Ausbildungsnachweis und Leistungsbewertung bis zum Ausbildungszeugnis abbilden.

Welche Module deckt e-bizA ab?

Das System ist modular aufgebaut. Die wichtigsten Bausteine:

• Versetzungsplanung: Der Plan verknüpft Personen mit Ressourcen wie Räumen, Maschinen und Arbeitsplätzen – für Werkstattbetriebe ein wesentlicher Unterschied zu HR-nahen Planungstools. Diese ressourcenbezogene Planung ist Bestandteil von e-bizA.
• Ausbildungsnachweis: Das digitale Berichtsheft kann nach § 13 Satz 2 Nr. 7 des Berufsbildungsgesetzes schriftlich oder elektronisch geführt werden. § 14 Abs. 2 BBiG verpflichtet Ausbildende dazu, die Ausbildungsnachweise regelmäßig durchzusehen. Das Bundesinstitut für Berufsbildung empfiehlt eine Prüfung mindestens einmal im Monat; bei elektronischer Führung kann die Bestätigung beispielsweise durch eine elektronische Freigabe dokumentiert werden. Zur Abschlussprüfung ermöglicht e-bizA eine elektronische Übermittlung der Nachweise an die zuständige Industrie- und Handelskammer.
• Unterweisung, Feedback und Leistung: Betriebe können mit e-bizA Unterweisungen digital dokumentieren und deren Gültigkeit überwachen. § 4 der DGUV Vorschrift 1 verlangt, Unterweisungen erforderlichenfalls zu wiederholen, mindestens jedoch einmal jährlich durchzuführen und zu dokumentieren. Bei Jugendlichen schreibt § 29 Abs. 2 JArbSchG eine Wiederholung mindestens halbjährlich vor. Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung stellt die Vorschrift bereit. In e-bizA lassen sich Inhalte und Kriterien über Checklisten festhalten sowie Unterweisungen einzelnen Auszubildenden oder Gruppen zuordnen. Konfigurierbare Benachrichtigungen erinnern vor Ablauf der hinterlegten Gültigkeit.
• Ausbildungszeugnis und Bewerbung: Zeugnisse entstehen aus konfigurierbaren Vorlagen und Textbausteinen, die aus den Modulen Feedback und Leistung vorgeschlagen werden. Bewerbungsmodule für Praktikum, Ausbildung und duales Studium decken den Eingang der Prozesskette ab.

Entscheidend ist die Verknüpfung der Module: Versetzungsplan und Ausbildungsnachweis greifen ineinander, sodass der hinterlegte Einsatzort automatisch im jeweiligen Bericht zur Verfügung steht und nicht separat abgeglichen werden muss.

Welche Unternehmen setzen e-bizA ein?

Die Referenzliste liest sich wie ein Querschnitt der deutschen Industrie: Voith GmbH, KUKA, Freudenberg Service KG, S&G Automobil AG, K+S Minerals and Agriculture GmbH, KARL MAYER Textilmaschinenfabrik GmbH, Zeppelin Baumaschinen GmbH, EnBW Energie Baden-Württemberg AG, Kessel AG und Carl Zeiss AG.

Philipp Rother, Leiter Ausbildung bei KARL MAYER, beziffert den Effekt: „Wir können uns mittlerweile ca. 20–30 separate Excel-Listen einsparen.“ Zudem sei er „jederzeit aussagefähig über den aktuellen Stand in meiner Abteilung, seien es Auslernzeitpunkte, aktuelle Einsatzorte oder einfach nur die Anzahl an Azubis oder dualen Studenten“.

Bei der Zeppelin Baumaschinen GmbH führte der Einstieg mit einer e-bizA Cloud-Lösung später zum Wechsel auf die Enterprise-Lösung und zu einem Roll-out im gesamten Ausbildungsbereich. Jonas Kleinert von der Carl Zeiss AG hebt hervor, e-bizA habe „sehr geholfen, die sich schnell ändernden Rahmenbedingungen in unserer Ausbildungsplanung umzusetzen“. Auch die Reaktionszeiten und die Qualität des Supports werden von mehreren Referenzkunden, darunter Voith, KUKA, Freudenberg und K+S, ausdrücklich positiv bewertet.

Wie sicher sind Ausbildungsdaten bei einem Cloud-Anbieter?

Ausbildungsdaten sind personenbezogene Daten – entsprechend wichtig sind Serverstandort, Zugriffsschutz und vertragliche Regelungen. BILTECH hostet die Server für e-bizA ausschließlich in Deutschland. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist neben dem Softwarelizenzvertrag ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich.

BILTECH ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und TISAX-geprüft. Für die Anmeldung unterstützt e-bizA Benutzername und Passwort mit Zwei-Faktor-Authentisierung. Bei e-bizA Enterprise lassen sich zusätzlich individuelle Single-Sign-On-Lösungen anbinden; die Enterprise-Version läuft auf einem dedizierten Kundenserver.

Wie läuft die Einführung im Betrieb ab?

Der Weg in die Software folgt einem achtstufigen Ablauf:

1. Anfrage durch den Betrieb
2. Produktvorstellung per Termin
3. individuelles Angebot
4. Testzugang zum Portal
5. Vertragsgestaltung inklusive AV-Vertrag
6. Schulung der Multiplikatoren im Betrieb
7. Stammdatenimport durch BILTECH
8. laufender Support im Betrieb

Entlastend wirkt Schritt sieben: BILTECH übernimmt den Import der vorhandenen Stammdaten und unterstützt damit den Einstieg in das System. Vor dem produktiven Einsatz erhalten die Multiplikatoren im Unternehmen eine Schulung; anschließend steht der Support für Fragen zur Verfügung.

Welche Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten in einem anerkannten Ausbildungsberuf vermittelt werden müssen, legt der jeweilige Ausbildungsrahmenplan als Bestandteil der Ausbildungsordnung fest. Entsprechende Informationen und Ausbildungsordnungen stellt das Bundesinstitut für Berufsbildung bereit.

Welche Bedenken gibt es – und was ist dran?

Die gängigen Einwände – und die sachlichen Antworten:

• Sensible Azubi-Daten in der Cloud? BILTECH begegnet diesem Punkt mit Serverstandort Deutschland, einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO sowie ISO/IEC-27001-Zertifizierung und TISAX-Prüfung.
• Einführungsaufwand? Testzugang, Multiplikatoren-Schulung und der Stammdatenimport durch BILTECH reduzieren den Aufwand auf Kundenseite.
• Betriebsrat? Bei der Einführung kann ein Mitbestimmungsrecht bestehen. Technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, fallen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes unter die Mitbestimmung. Da e-bizA unter anderem Feedback- und Leistungsdaten verarbeitet, sollte der Betriebsrat frühzeitig in die Einführung einbezogen werden.
• Zu groß für den eigenen Betrieb? e-bizA Basis ist auf kleinere und mittlere Unternehmen zugeschnitten. Die Cloud-Lösung ist für bis zu rund 150 Lernende vorgesehen; die aktuelle Preiskalkulation beginnt bereits bei 1 bis 25 Lernenden.
• Wie verlässlich ist der Support? Mehrere Referenzkunden heben die kurzen Reaktionszeiten und die Qualität der Betreuung positiv hervor.

Was kostet e-bizA?

e-bizA wird in den Paketen Basis und Enterprise angeboten. Die Basis-Version ist modular aufgebaut und startet bei 44 € monatlich. Enterprise wird individuell kalkuliert und bietet zusätzliche Möglichkeiten für komplexere Organisations- und IT-Strukturen.

e-bizA Basis und e-bizA Enterprise im Überblick

Die e-bizA-Basis-Lösung ist für kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu rund 150 Lernenden konzipiert. Die aktuelle Preisstaffel beginnt bei 1 bis 25 Lernenden mit 44 € pro Monat. Zusätzlich fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr an, deren Höhe nach dem Erstgespräch berechnet wird. Sie umfasst unter anderem Einführung, Einrichtung und Konfiguration des Standorts, den initialen Stammdatenimport und Schulungen pro Modul.

e-bizA Enterprise richtet sich mit dediziertem Cloud-Server, frei konfigurierbarem Rollen- und Rechtekonzept, Mandantenfähigkeit, individuellen Stammdatenfeldern und automatisierten Schnittstellen beispielsweise zu SAP HR an Unternehmen mit umfangreicheren Anforderungen. Weitere verfügbare Module können im Ausbildungsmanagement später hinzugebucht werden.

Nach § 14 Abs. 1 Nr. 3 BBiG müssen Ausbildende den Auszubildenden die für die Berufsausbildung und Prüfungen erforderlichen Ausbildungsmittel kostenlos zur Verfügung stellen. Für digitales mobiles Ausbilden zusätzlich erforderliche Hard- und Software muss ebenfalls kostenlos bereitgestellt werden.

Häufige Fragen zu BILTECH und e-bizA

Wer steckt hinter BILTECH?

Die BILTECH GmbH aus Oberhausen an der Donau wird von Thomas Köstler und Holger Köstler geführt. Das Unternehmen entwickelt die Ausbildungsmanagement-Software e-bizA.

Ist BILTECH ein seriöser Anbieter?

Die öffentlich nachvollziehbaren Unternehmensdaten und Referenzen sprechen dafür: zehn namentlich genannte Industrie- und Konzernkunden, Server ausschließlich in Deutschland, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO sowie eine ISO/IEC-27001-Zertifizierung und eine TISAX-Prüfung.

Welche Unternehmen nutzen e-bizA?

Unter anderem die Carl Zeiss AG, EnBW Energie Baden-Württemberg AG, KUKA, Voith GmbH, Zeppelin Baumaschinen GmbH, Freudenberg Service KG, K+S Minerals and Agriculture GmbH, KARL MAYER Textilmaschinenfabrik GmbH, S&G Automobil AG und Kessel AG.

Muss der Betriebsrat der Einführung zustimmen?

Wenn e-bizA so eingesetzt wird, dass Verhalten oder Leistung von Beschäftigten überwacht werden können, besteht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. Da die Software unter anderem Leistungs- und Feedbackdaten verarbeitet, sollte der Betriebsrat frühzeitig in die Einführung einbezogen werden.

Was kostet e-bizA?

e-bizA Basis startet bei 44 € monatlich für 1 bis 25 Lernende. Zusätzlich fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr an. e-bizA Enterprise wird individuell kalkuliert; weitere verfügbare Module lassen sich später hinzubuchen.

Fazit

Für bayerische Ausbildungsbetriebe lohnt der Blick nach Oberhausen an der Donau: BILTECH verbindet mit e-bizA eine breite Prozessabdeckung von der Bewerbung bis zum Ausbildungszeugnis mit deutscher Datenhaltung und zehn namentlich veröffentlichten Referenzkunden aus Industrie und Konzernumfeld. Unternehmen wie Carl Zeiss, EnBW, KUKA, Voith und Zeppelin Baumaschinen zeigen, dass die Software auch in größeren Ausbildungsorganisationen eingesetzt wird.

Damit steht BILTECH beispielhaft für einen bayerischen Softwarehersteller, der aus einem vergleichsweise kleinen Unternehmensstandort heraus eine spezialisierte Lösung für komplexe betriebliche Ausbildungsprozesse entwickelt und im Konzernumfeld etabliert hat.